Асистент/-ка проєкту (Emergency Response Capacity Building Assistant ABA Kherson)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проєктів у 43 країнах.

1. Загальні положення

Асистент/-ка проєкту (далі — Асистент/-ка) працює під безпосереднім керівництвом Менеджера/-ки проєкту ABA / Заступника/-ці менеджера/-ки проєкту / Координатора/-ки зони / Фахівця/-чині з розбудови спроможності у сфері реагування на надзвичайні ситуації.

Асистент/-ка відповідає за підтримку розвитку спроможності місцевих організацій громадянського суспільства (ОГС), громадських груп та волонтерських груп з метою посилення їхньої готовності до надзвичайних ситуацій і спроможності реагувати на них.

Асистент/-ка підтримує взаємодію з місцевими ОГС, громадськими та волонтерськими групами, надає допомогу в управлінні грантами й моніторингу партнерів, а також долучається до реалізації ініціатив із розбудови спроможності.

У межах виконання посадових обов’язків Асистент/-ка взаємодіє з Менеджером/-кою проєкту ABA / Заступником/-цею менеджера/-ки проєкту, партнерськими фахівцями/-чинями, Фахівцем/-чинею з розбудови спроможності у сфері WASH, зональними фахівцями/-чинями FLAT/програмними фахівцями/-чинями, Фахівцем/-чинею з комплаєнсу та Координатором/-кою зони.

Зовнішня взаємодія здійснюється з національними ОГС, групами самодопомоги та волонтерськими групами, відповідними національними й місцевими органами влади, національними та міжнародними партнерськими організаціями, а також постачальниками/-цями, надавачами/-ками послуг, субпідрядниками/-цями та іншими зовнішніми заінтересованими сторонами — за запитом безпосереднього керівника/-ці.

II. Завдання та обов'язки

Підтримка управління проєктом та звітності

• Підтримувати збір і підготовку документації, необхідної для затвердження грантів та їх реалізації.
• Надавати ОГС щоденну адміністративну й операційну підтримку під час реалізації проєктів під керівництвом безпосереднього керівника/-ці.
• Допомагати збирати, перевіряти й упорядковувати звіти партнерів, підтвердні документи та іншу інформацію, пов’язану з грантами.
• Вести й оновлювати документацію щодо грантів, інструменти моніторингу, шаблони та бази даних.
• Нагадувати партнерам про документи, які необхідно надати, строки подання звітності та запити, пов’язані з реалізацією проєктів.
• Допомагати готувати щотижневі та щомісячні робочі плани й відстежувати прогрес виконання проєктних заходів.
• Підтримувати координацію та обмін інформацією між партнерами й відповідними членами/-кинями команди ACTED.
• Допомагати документувати виклики, отримані уроки та належні практики протягом усього процесу реалізації грантів.
• Регулярно відстежувати діяльність партнерів та інформувати безпосереднього керівника/-цю про затримки, проблеми або ризики.

Підтримка розбудови спроможності

• Підтримувати підготовку та проведення заходів із розбудови спроможності партнерів у координації з Фахівцем/-чинею з розбудови спроможності та безпосереднім керівником/-цею.
• Допомагати готувати навчальні матеріали, презентації, практичні вправи та інші навчальні ресурси.
• Підтримувати організацію та проведення тренінгів, семінарів, коучингових сесій та інших заходів із розбудови спроможності.
• Координувати логістичні й адміністративні питання, пов’язані із заходами з розбудови спроможності, зокрема запрошення учасників/-ниць, реєстрацію, списки присутності, підготовку приміщень і навчальних матеріалів.
• Вести облік заходів із розбудови спроможності, учасників/-ниць, відгуків та оцінювання тренінгів.
• Відстежувати виконання партнерами погоджених заходів із розбудови спроможності та допомагати контролювати прогрес.

Логістика

• Своєчасно надсилати точні та повні форми замовлень, якщо цього вимагає безпосередній керівник/-ця.
• Планувати переміщення команди з урахуванням доступного автопарку та чинних політик і процедур.
• За потреби допомагати вести облік проєктних активів, обладнання та запасів.

Фінанси

• Допомагати збирати й перевіряти документацію партнерів, пов’язану з бюджетами, та визначати відсутню інформацію або розбіжності для подальшого уточнення.
• Підтримувати підготовку й оновлення інструментів моніторингу бюджетів та документів фінансового обліку.
• Допомагати збирати інформацію, необхідну для прогнозування бюджету та щомісячного планування грошових коштів.

Людські ресурси

• Підтримувати комунікацію з партнерами щодо можливостей навчання та ініціатив із розбудови спроможності.
• Сприяти створенню умов для безперервного професійного розвитку персоналу партнерських організацій.

Прозорість та дотримання вимог

• Забезпечувати дотримання внутрішніх процедур ACTED та вимог донорів у межах своїх посадових обов’язків.
• Забезпечувати точне ведення обліку проєктної документації, зокрема фотографій, протоколів зустрічей, баз даних, списків присутності, звітів/документів оцінювання; належне архівування та перегляд і оновлення баз даних у паперовому й електронному форматах.

Інші обов’язки

• За запитом безпосереднього керівника/-ці, за можливості, здійснювати переклад різних документів (наприклад, звітів, протоколів, списків бенефіціарів/-ок, інформаційних оголошень).
• Виконувати інші додаткові завдання за запитом безпосереднього керівника/-ці.

Ключові показники ефективності

1. Кількість заходів із розбудови спроможності, підтриманих відповідно до робочого плану проєкту.
2. Кількість підтриманих і задокументованих моніторингових візитів до партнерів та польових заходів.
3. Своєчасність оновлення проєктних баз даних, реєстрів документації та записів щодо партнерів.
4. Відсоток призначених адміністративних, операційних і грантових завдань, виконаних у погоджені строки.
5. Своєчасність опрацювання запитів партнерів, отримання документів, яких бракує, та виконання погоджених пунктів плану дій.
6. Належне зберігання й ведення проєктної документації та документації партнерів відповідно до процедур ACTED і вимог донорів.
7. Кількість отриманих уроків і належних практик, задокументованих та поширених серед відповідних членів/-кині команди.

IV. Відповідальність

• Асистент/-ка несе відповідальність у межах посадових обов’язків за належне та своєчасне виконання доручених завдань, точність ведення й оновлення документації, своєчасне інформування безпосереднього керівника/-ці про затримки, проблеми та ризики, а також дотримання внутрішніх процедур ACTED і вимог донорів.

VI. Кваліфікаційні вимоги

• Попередній досвід роботи у сфері гуманітарної діяльності, підтримки проєктів, реагування на надзвичайні ситуації, управління партнерствами, розбудови спроможності або адміністративної підтримки.
• Досвід роботи з місцевими ОГС, неурядовими організаціями, волонтерськими групами або громадськими ініціативами буде перевагою.
• Базове розуміння реалізації проєктів, грантової документації, звітності та заходів гуманітарного реагування буде перевагою.
• Добрі організаційні, адміністративні та комунікативні навички.
• Досвід підтримки підготовки й організації тренінгів, семінарів та інших заходів буде перевагою.
• Базове розуміння механізмів гуманітарної координації та готовності до надзвичайних ситуацій буде перевагою.
• Здатність ефективно працювати в команді, виконувати інструкції та координувати роботу з різними відділами й партнерами.
• Впевнене володіння Microsoft Office, особливо Excel.
• Добрі навички письмової та усної комунікації.
• Знання англійської мови на робочому рівні буде перевагою.
• Готовність і здатність здійснювати поїздки до місць реалізації проєктів, зокрема виїзди в поля, за потреби.

VII. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

• Безпосереднє підпорядкування: Менеджер/-ка проєкту ABA / Заступник/-ця менеджера/-ки проєкту / Координатор/-ка зони / Фахівець/-чиня з розбудови спроможності у сфері реагування на надзвичайні ситуації.
• Внутрішні робочі зв’язки: Менеджер/-ка проєкту ABA / Заступник/-ця менеджера/-ки проєкту; партнерські фахівці/-чині; Фахівець/-чиня з розбудови спроможності у сфері WASH; зональні фахівці/-чині FLAT/програмні фахівці/-чині; Фахівець/-чиня з комплаєнсу; Координатор/-ка зони.
• Зовнішні робочі зв’язки: національні ОГС, групи самодопомоги та волонтерські групи; відповідні національні й місцеві органи влади; національні та міжнародні партнерські організації; постачальники/-ці, надавачі/-ки послуг, субпідрядники/-ці та інші зовнішні заінтересовані сторони — за запитом безпосереднього керівника/-ці.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.
Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

– Офіційне працевлаштування;

– Регулярний перегляд заробітної плати;

– 28 календарних днів щорічної відпустки;

– 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;

– Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;

– Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;

– Медичне страхування та страхування життя;

– Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;

– Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;

– Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;

– Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;

– Перспективи кар’єрного зростання.

____________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”