Асистент з фінансових питань відділу розвитку партнерства

ІНФОРМАЦІЯ ПРО РОБОТУ

Посада працює під керівництвом Менеджера з фінансів та комплаєнсу та в тісній координації з колегами з фінансового підрозділу IRC, відділів грантів і партнерств. Це допоміжна роль: партнерські організації зберігають відповідальність за власне фінансове управління та внутрішній контроль, а посада сприяє тому, щоб партнери дотримувалися вимог донора, а не виконує функцію контролю чи примусу.

Місце роботи — Миколаївський / Херсонський польовий офіс, Україна, з регулярними поїздками до локацій проєкту та партнерів у Херсонській і Миколаївській областях за потреби. З огляду на роботу в умовах, наближених до лінії фронту, на посаду поширюються відповідні заходи піклування про працівників (Duty of Care) та управління безпекою.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Перегляд і верифікація фінансових звітів партнерів:

• Допомагати в перегляді фінансових звітів, поданих партнерами-субвиконавцями: перевіряти арифметичну точність, повноту та відповідність затвердженому бюджету партнера.
• Порівнювати заявлені витрати із затвердженими бюджетними статтями та повідомляти Менеджера з фінансів та комплаєнсу про відхилення, незаплановані позиції чи суми, що перевищують узгоджені порогові значення.
• Допомагати в перегляді запитів партнерів на кошти та документів на погашення авансів, а також у відстеженні виданих авансів, погашених сум і непогашених залишків.
• Готувати контрольні переліки для перегляду, зведення зауважень і переліки подальших дій за кожен звітний цикл партнера.
• Допомагати у звірці фінансових звітів партнерів із записами про виплати та з консолідованою фінансовою інформацією проєкту.
• Працювати у внутрішній ERP-системі (відображення операцій, розрахунки, звірки тощо).

Супровідна документація та прийнятність витрат:

• Перевіряти, що витрати партнерів підтверджені повним комплектом документів, зокрема рахунками, чеками, накладними, платіжними документами, підтвердженням оплати та доказами отримання товарів чи послуг.
• Допомагати в перегляді закупівельної документації для витрат партнерів, зокрема комерційних пропозицій, аналізу тендерних пропозицій, замовлень на закупівлю та договорів, і повідомляти про відсутні чи суперечливі документи.
• Допомагати перевіряти, чи прийнятні витрати згідно з грантовою угодою та правилами донора, і повідомляти про позиції, що виглядають неприйнятними, недостатньо задокументованими або поза затвердженим періодом впровадження.
• Виявляти та повідомляти про можливі дублювання платежів, розбиття закупівель, суми, що не збігаються з супровідними документами, та інші невідповідності, які потребують роз’яснення.
• Готувати чіткі, фактичні запити до партнерів щодо відсутньої чи незрозумілої документації та відстежувати відповіді до остаточного вирішення.

Підтримка дотримання українського законодавства та вимог щодо оплати праці:

• Перевіряти, що витрати партнерів на оплату праці підтверджені відповідною документацією, зокрема табелями обліку робочого часу, платіжними відомостями та розрахунками нарахування заробітної плати.
• Перевіряти, що законодавчі зобов’язання, пов’язані з оплатою праці (податок на доходи фізичних осіб, військовий збір та єдиний соціальний внесок), відображені в бюджетах і звітах партнерів та підтверджені відповідними банківськими платіжними підтвердженнями.
• Повідомляти Менеджера з фінансів та комплаєнсу про розбіжності між запланованими та заявленими обов’язковими витратами на оплату праці для перегляду.
• Вести впорядкований облік підтверджень сплати партнерами обов’язкових платежів за кожен звітний період.

Вимоги донора UHF/OCHA та підтримка звітності:

• Підтримувати практичне знання чинних фінансових вимог UHF/OCHA, зокрема правил прийнятності витрат, стандартів документації, витрат на підтримку програми та застосовної структури витрат, і застосовувати їх у щоденній роботі з перегляду.
• Допомагати в підготовці вхідних даних для фінансової звітності донору, розбивок витрат і кошторисів (bills of quantities) для витрат партнерів.
• Допомагати збирати фінансову документацію партнерів, необхідну для фінансових вибіркових перевірок, моніторингових візитів та аудитів UHF/OCHA.
• Допомагати вести календар термінів подання фінансової звітності партнерами та контактувати з партнерами для сприяння своєчасному поданню.

Підтримка моніторингу партнерів і розбудови їхньої спроможності:

• Брати участь у фінансових моніторингових візитах до партнерів, допомагаючи перевіряти супровідну документацію, системи архівування та ведення записів у приміщеннях партнерів.
• Готувати документацію та вибірки заздалегідь до моніторингових візитів, допомагати складати нотатки за результатами візитів і переліки подальших дій.
• Допомагати в проведенні навчання, коучингу та поточного практичного консультування для фінансових працівників партнерів щодо документації, форм звітності та вимог донора.
• Відстежувати узгоджені подальші дії за результатами моніторингових візитів і переглядів звітності та допомагати підтверджувати, що покращення враховані в наступних поданнях.
• Підтримувати партнерів у конструктивний і шанобливий спосіб, усвідомлюючи, що розбудова спроможності партнерів є частиною відповідальності IRC за належне використання коштів донора.

Ведення записів, архівування та готовність до аудиту:

• Вести повні, добре організовані та доступні фінансові досьє партнерів в електронному та паперовому вигляді відповідно до стандартів архівування IRC та вимог донора щодо зберігання.
• Забезпечувати, щоб кожен платіж партнеру підтверджувався повним, простежуваним комплектом документів, який можна швидко знайти для аудиту чи вибіркової перевірки.
• Допомагати готувати таблиці, вибірки та супровідну документацію на запит внутрішніх і зовнішніх аудиторів.
• Вести реєстри отриманих звітів партнерів, завершених переглядів, надісланих запитів і вирішених питань.

Усвідомлення ризиків і ескалація:

• Своєчасно повідомляти Менеджера з фінансів та комплаєнсу про прогалини в документації, нез’ясовані розбіжності та можливі порушення вимог.
• Негайно повідомляти про будь-яку підозру щодо шахрайства, корупції чи нецільового використання коштів через відповідні канали звітування IRC, не обговорюючи цього питання з відповідним партнером.
• Завжди поводитися з фінансовою інформацією партнерів і проєкту конфіденційно, точно та доброчесно.

Загальні обов’язки:

• Дотримуватися всіх політик, процедур і настанов IRC, зокрема нових процедур чи принципів, виданих Директором країни, Заступником директора з фінансів або іншим уповноваженим органом.
• Завжди діяти відповідно до законодавства України та застосовних стандартів бухгалтерського обліку.
• Зберігати сувору конфіденційність усієї фінансової та іншої службової інформації.
• Бути відкритим до навчання та активно розвивати власну технічну й професійну компетентність.
• Повідомляти безпосереднього керівника та через відповідні канали IRC про будь-які порушення, проблеми з безпекою чи недотримання політик і процедур.
• Виконувати будь-які інші обов’язки, які може доручити безпосередній керівник чи керівництво.

ПОСАДОВІ ВИМОГИ

Освіта:

• Вища освіта у сфері фінансів, бухгалтерського обліку, бізнес-адміністрування, економіки чи суміжній галузі; або еквівалентний відповідний практичний досвід.

Досвід роботи:

• Як правило, 2+ роки відповідного досвіду у сфері фінансів, бухгалтерського обліку чи фінансового адміністрування, бажано в НУО або в середовищі, що фінансується донорами.
• Досвід перегляду фінансової документації та підтвердних матеріалів на точність, повноту й відповідність встановленим вимогам.
• Практичне знання українських законодавчих зобов’язань, пов’язаних з оплатою праці (податок на доходи фізичних осіб, військовий збір та єдиний соціальний внесок), є дуже бажаним.
• Знайомство з вимогами до грантів, що фінансуються донорами; знання вимог UHF/OCHA чи інших спільних фондів буде перевагою.
• Досвід роботи з фінансовою документацією локальних партнерів чи субгрантів буде перевагою.

Наявні навички та вміння:

• Міцні навички роботи з електронними таблицями, зокрема Excel, з високим рівнем точності та уваги до деталей.
• Добрі організаційні навички, вміння керувати кількома термінами одночасно та підтримувати впорядковані, доступні записи.
• Вільне володіння українською мовою — обов’язково; добре володіння англійською мовою (письмово й усно) — обов’язково.
• Вміння працювати з партнерськими організаціями шанобливо й конструктивно, виважено поводячись із конфіденційною фінансовою інформацією.

РОБОЧЕ СЕРЕДОВИЩЕ ТА ІНША ВІДПОВІДНА ІНФОРМАЦІЯ

• Поїздки в інші місця можуть займати до 30% часу
• Звільнення від понаднормової роботи
• Іноді може знадобитись працювати у вихідні дні
• Робота за матричною схемою
• Швидкий темп роботи, багатозадачність і психологічний тиск
• Організація дбає про персонал і пропонує гнучкий графік роботи (рано починаємо — рано закінчуємо, пізніше починаємо — пізніше закінчуємо, віддалена робота)
• Місце роботи — Миколаївський / Херсонський польовий офіс, з регулярними поїздками до локацій проєкту та партнерів у Херсонській і Миколаївській областях за потреби.
• З огляду на роботу в умовах, наближених до лінії фронту, на посаду поширюються відповідні заходи піклування про працівників (Duty of Care) та управління безпекою.